企業のセキュリティを考えるとファイルの設置場所は1か所のほうが良い。それゆえのMicrosoft 365

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佐々木昌子の現場目線の気づき

著:佐々木 昌子氏

第05回 21年03月更新

企業のセキュリティを考えるとファイルの設置場所は1か所のほうが良い。それゆえのMicrosoft 365

こんにちは。佐々木昌子です。

先日のLINEの話では、クラウドのリスクが更に顕在化した感じです。大昔はファイルが存在している物理的な場所が実際の設置場所でした。今はクラウドというかネットが普及して、世界中のどこにでもファイルを設置できるようになりました。そして、メインのファイルをリモートで簡単にコピーできるようになっているので、便利な反面、怖さもあります。将来的にコピーできないような制限をかけることが必要な時代もやってくると思います。

 

さて、私の会社はPythonPHPRuby on Railsの認定試験を運営しており、大量の個人情報を保管しています。この受験者情報が格納されているファイルが漏えいすると一大事ということで、当社ではファイルを所有し、閲覧できるのは社長一人という運営をしています。つまりオリジナルのファイルも複製したバックアップファイルも閲覧できるのは社長一人です。ファイルはローカルと金庫と二次金庫に物理保管されており、大災害が起こってもある程度は復旧できるBCP対策を実施しています。

 

ファイルがコピーも含めて1系統しかないので管理が容易でかなりセキュアな状態であると思っています。これは一般企業においても重要な考え方であると思っています。一方で一般的な企業においてはどうでしょうか?

 

ローカルのパソコンのフォルダの中とメーラーの添付ファイル、ファイルサーバ、ビジネスチャットの中など、あちこちにファイルのコピーが存在しているのではないでしょうか?当然の話ですが、ファイルのコピーが複数系統あって、あちこちに点在していると、漏えいのリスクが増えます。さらに万が一の漏えいの際にどこから漏えいしたのかを探しに行くのも大変です。

 

そこでお勧めしたいのはMicrosoft 365 です。日本の多くの企業がWindowsを使用しています。Microsoft 365 を利用いただければ、ローカルに保存するファイルもMicrosoft 365上で共有でき、メール、チャット、ファイル共有など全てMicrosoft 365管理できます。

 

Microsoft 365上にすべてのファイルがあると、Microsoft 365上のデータが喪失してしまった場合どうするかという問題もありますが、Microsoft 365上のデータをバックアップ保管すれば対応ができますので、その点も大丈夫です。

 

さらにMicrosoft365を活用した生産性を上げるための情報共有ソリューションなども出ております。このコラムを掲載いただいている鈴与シンワートではInSiteというソリューションもございます。InSiteでは従来の情報共有サイトより構築費が80%ほど抑えられ、既存のMicrosoft365上のリソースを活かした構築ができるため、Microsoft365ユーザにお勧めです。興味がある方は以下に詳細が記載されていますので、是非ご覧ください。

 

InSite詳細へ https://suzu1.shinwart.com/office365/Insite/

 

著者プロフィール(佐々木 昌子氏)

吉政創成のマーケテイングコンサルタントを担当する傍ら、たまにモデルをしています。クラウド上で提供されている、さまざまなサービスの中から、面白いものをピックアップしてコラムで紹介していきます。

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