せっかくのテレワーク、押印のための出社はやめたい。

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事例と現場から学ぶ気付き

著:菱沼 佑香氏

第01回 20年10月更新

せっかくのテレワーク、押印のための出社はやめたい。

こんにちは、菱沼です。

さてここ数日ニュースを賑わせている話題の一つに、河野行政改革担当大臣が印鑑の使用廃止を要求したというものがあります。

これによってすべての府省庁が行政手続き上で押印が本当に必要なのかを検討することになり、可能な限り廃止されていく流れができてきました。これが実現した後は書面の提出をしなくてもいいようにしていきたいということも話されているようです。

 

今回はこの話題の押印について考えてみたいと思います。

 

■本当に必要なものだけ押印の時代に

役所に何かしらの手続きに行ったとき、うっかり印鑑を忘れて取りに戻るなんて言うことは何度かありました。その度に、シャチハタでいいなら拇印でOKにしてくれないものか…と何度も考えました。そもそも印鑑って印影があれば複製できてしまうし、シャチハタは大量生産品ですし。それにいつ押印したものかもわかんないしと、八つ当たりのように考えていました。

とはいえ、印鑑が必要ならば致し方なしと粛々と対応するわけですが、このコロナ禍で浸透したテレワークによって、誰もが目を背けることができなくなってきました。

 

アドビシステムズが3月に公開した調査データで次のことがわかっています。

出展:テレワークでも6割以上が「書類や押印が必要でやむなく出社」–アドビ調査 |ZDNet Japan

 

この調査データによれば、テレワーク実施中に感じた課題の中に、書類の確認ができないことや稟議や書類の処理の遅れが上がっています。

これに対し、保管書類を確認するためや、書類への押印・サインのために出社したことがあると回答した人は6割以上だったそうです。(頻繁に出社21.4%、ときどき42.8%)

 

私自身はテレワーカーであるためそうしたことは発生しませんが、私の周囲に月に1度、経費精算や書類への押印のために出社しているという人がいます。これはあくまでコロナ禍という状況下によって露呈しただけで、もともと「押印」という仕事に疑問は抱いていたのは確かです。なぜなら、押印のためだけに帰社する営業は多く存在したためです。

 

そもそもこのIT化が進んだ現代、電子印はなぜダメなのか。というか非常時に捺印ができないのは仕方のないこととして、メール等で承認と書いてOKではダメなのかと何度も考えています。また、最近では請求書の社員を電子化し、PDFで送付する企業も増えてきているので、社員の押印もそうすればいいのではないのか?という疑問と矛盾を感じていました。

過去所属していた企業ではなぜかワークフローで提出した書類をプリントアウトして印鑑押して提出なんて言うこともありました。ワークフローの意味はあったのか。いまだに疑問です。

あとは書類提出関係も緩和されるとより効率化され、経費も削減できそうです。証憑の電子保管規制は緩和されましたが、もっと簡易になれば…と願ってやみません。

 

とにもかくにも、もともとデジタルトランスフォーメーション(DX)が提言されていますので、近い将来には実現したのだろうことが早まったのだろうなという印象を持っています。

 

■課題解決のためのソリューション紹介

ではどう言った形にすれば効率的になるのかと言う点ですが、ビジネスツールを連携することができればより効率化できるのではないかと考えています。

たとえばワークフローを提出したとしても、上司に説明を求められることはままありますし、場合によっては提出したワークフローに気づいてもらうために声がけをすることもあります。

であるなら、このコロナ禍で導入が進んだビジネスチャットツールで申請ができ、返答を得ることができれば楽なのではないのでしょうか。

 

そこで、鈴与シンワートではビジネスチャットとAPI連携が可能な印鑑Bot Biz-Oinの提供を開始しました。このソリューションを使えばビジネスチャット上で申請書の送受信と押印が完結します。オンライン承認となるため、電子帳簿保存法で必須のタイムスタンプが付き、電子データのみでの保存が可能になります。ペーパーレス…!素敵です。

 

ビジネスチャット用 印鑑Bot Biz-Oin(ビズオーイン)

 

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他のビジネスチャットでも連携ができるようなので、ご興味をお持ちの方はぜひお問い合わせください。

著者プロフィール(菱沼 佑香氏)

IT企業(ソフトウェア開発、セキュリティ、ホスティング)で営業事務、営業、マーケティングを経験。現在はマーケティング会社で取材、撮影、ライターとして主に活動。月刊連載数本。

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