テレワーク中の社内コミュニケーションの方法とは?

SCROLL

第10回 22年04月更新

テレワーク中の社内コミュニケーションの方法とは?

 

鈴与シンワートが提供するテレワーク支援

 

皆さんの会社では、テレワークの社内コミュニケーションは上手くいっているでしょうか?会社で毎日顔を合わせるのと違い、テレワークでは社内コミュニケーションがしにくい面があります。ここではテレワークでの社内コミュニケーションのあり方を考えてみましょう。

 

テレワーク中のコミュニケーション不足で何が起こるの?

テレワークでは、コミュニケーションをとる機会が減り、認識違いなどによる業務上の問題が起こります。

例えば、入社して間もない従業員や異動してきた従業員のような慣れない人がテレワークをすると、信頼関係が上手く築けないことがあります。そのことで疎外感や孤独感が高まり、離職につながるケースがあります。

それに加えて、チームとして働いている実感が湧かず、企業文化の継承や醸成が困難になります。その他にも、管理や運用の体制に不備や過度の監視があり、働きにくくなってストレスを感じやすくなることがあります。

また、業務の成果や進捗状況が把握しにくいことから、成果を見落とされて適切な評価がされないこともあります。これらが不満やモチベーションの低下につながり、生産性の低下を招くことになります。

 

テレワークでオンラインランチ会を開催するのがおすすめの理由とは?

テレワークであっても、コミュニケーションをとることによって、気軽に発言できる雰囲気を体感して意見交換がしやすくなります。それにより人間関係が円滑になることで親睦が深まり、良好な関係性の基盤を作ることができます。

また、雑談することによって心理的安全性を高めて、不安や恐怖が取り除かれて信頼感や親近感が生まれます。

仕事をする関係でも雑談は大事で、それができるオンラインランチ会はおすすめです。なぜなら、子育てをしていて夜の食事に行けない方が気軽に参加しやすくなるからです。また、夜の食事と比べて、翌日にまで影響が及ぶことが少なくなります。

オンラインであることから、特定の場所に集まる必要はありません。ランチを自分で用意できることから、コストを抑えられるというメリットもあります。

 

社内報の発行でコミュニケーションが取れるって本当?その理由とは?

社内報は、社内コミュニケーションの課題を解決する1つの方法として注目されています。部門間や、経営層と従業員の間のコミュニケーションの両方を実現できることが理由としてあります。

社内報は、遠隔であっても全ての従業員をつなげることができる媒体です。そのメリットを活かして、経営層の意思伝達が可能になり、理念や方針、事業戦略を盛り込んで伝えられる他、他部門の活動状況についての情報が得られます。

このようにして、社内が全体的に情報共有することから、人と組織のエンゲージメントが高まります。また、経営層からのメッセージや他部門の状況を知ることによる刺激や、帰属意識により、モチベーションやパフォーマンスの向上につながります。そして、そのことが企業の成長につながります。

 

 

チャットを使う場合に冷たい印象を与えないようにするコツとは?

心理学的に、人間は言葉以上に相手の表情や声色で会話を読み取る傾向があります。人間のコミュニケーションは9割以上が、非言語のコミュニケーションで伝達すると言われています。

それに対して、チャットでのコミュニケーションは、文字情報しか伝わらないためニュアンスを汲み取ません。

そのことで、勝手な想像で補完することにより、文字情報を読んだ人が勝手に不安をため込んでしまうとミスコミュニケーションにつながります。

そのミスコミュニケーションで、冷たい印象を与えないためには、絵文字や感嘆符の記号を活用して少しでも感情をさらけ出すことが重要になります。

その他にも、なるべく素早く反応することや追加で気遣いの一言を入れることによって、相手によい印象を与えることができます。

さらに、指摘する時には否定から始めずに、肯定や感謝・褒め言葉を伝えてから指摘することも1つの工夫になります。

 

テレワーク中にコミュニケーションを円滑に取るためのコツとは?

オフィスで仕事をするのとは違って、テレワークはネットワーク越しにWeb会議を行ったり、チャットを行ったりするので、コミュニケーションの取り方にも違いがあります。

例えば、チャットを通してやり取りを行っていると、同じ表現でも捉えるニュアンスが違うことがあり、コミュニケーションにズレが生じることがあります。

テレワークを行っている時にコミュニケーションを円滑にするには、業務の進捗状況や業務の成果などを明確に相手に伝えることが大事です。

また、円滑なコミュニケーションを図るには、チームで使っている環境を事前にしっかりと整えておくことが必要です。ツールの共通化を行っておくことで、ツールの使い方を共有でき、コミュニケーションを取る際のストレスを軽減することができます。

 

テレワーク中の社内コミュニケーションの方法について

テレワークではコミュニケーションの不足により、離職や生産性の低下を招くことがあります。雑談で盛り上がるオンラインランチ会や、従業員全員に行き渡る社内報は、社内コミュニケーションを上手くいかせる一つの方法です。

チャットでのコミュニケーションが冷たくならないようにするには、文字だけに固執しないことや気遣いの一言を入れることが大事です。テレワークを行っている時にコミュニケーションを円滑にするには、業務の進捗状況や業務の成果などを明確に相手に伝えること、チームで使っている環境を事前にしっかりと整えておくことが必要です。

皆さんの会社でもテレワークでのコミュニケーションが円滑に行えるよう、これらの情報を参考にしてみてください。

 

鈴与シンワートが提供するテレワーク支援

 

著者プロフィール(マーケティング部 コラム担当氏)

2021年6月に発生した、飲酒運転中の「白ナンバー」のトラックによる死傷事故を受け、白ナンバー車を保有する事業者に対し、
運転前点呼やアルコールチェックを義務化する道路交通法施行規則の改定案が発表されました。
この事故や法改正を背景に、「より良い社会に!」をテーマに、チェック業務を支援するサービスや、利用しているテクノロジーについてご紹介していきます。

コラムTOPへ戻る