皆さんが必要だと信じている業務コミュニケーションの無駄。業務の無駄。

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吉政忠志の業務改善の勘所

著:吉政 忠志氏

第06回 21年03月更新

皆さんが必要だと信じている業務コミュニケーションの無駄。業務の無駄。

みなさん、こんにちは。吉政(よしまさ)と申します。

長年いろいろな会社を見ていると、会社の業務の運用方法は様々だなぁと思います。

どこの会社でもありそうな、以下の様なビジネスチャットを見ても、私にとっては無駄ばかりに見えてしまいます。

 

<ビジネスチャットの例>

XXXX 部長

お疲れ様です。XX課のYです。

先日のチャットでXXXX 部長が話されていた件ですが、ZZZZZの通りに対応いたしました。

ご確認のほど、宜しくお願いいたします。

 

短文のビジネスチャットではありますが、無駄と思える部分に打消し線を引いてみました。

 

<ビジネスチャットの中の無駄>

XXXX 部長

お疲れ様です。XX課のYです。

先日のチャットでXXXX 部長が話されていた件ですが、ZZZZZの通りに対応いたしました。

(この部分は対象チャットの引用で済むはずです)

ご確認のほど、宜しくお願いいたします。

 

良くある話ですが、チャットで@吉政忠志のようにすればいいだけなのに、@吉政忠志さまとか@吉政忠志部長とか日本人は軽傷を付けたがりますよね。相手を敬いたい気持ちはわかりますが、全社員が全てのチャットでこれをする時間は結構大きいです。これらの敬いたい病は誰かが始まるとあっという間に感染して、なくなることはありません。どうように「お疲れ様です。」や自分の名前を名乗ることも本当に不要です。また、チャットに関する返事で「分かりました」「確認しました」などの返事も不要で「いいね」ボタンでOKだと思うのです。ビジネスチャットは仕事の要件を簡潔かつ正確に伝えることが第一義なので、無駄な事ってたくさんありますよね。

 

一番傑作なのは以下の様なチャットです。そんな馬鹿な!と思う人もいるかもしれませんが、実話です。

[TO]XXXX本部XXXX部部長 XXXX殿

[写し]

XXXX本部XXXX部 XXXX課 課長 XXXX殿

XXXX本部XXXX部 YYYY課 課長 XXXX殿

XXXX本部XXXX部 YYYY課 主任 XXXX殿

XXXX本部XXXX部 YYYY課 殿

 

先日のXXXXXの件ですが、、、、、

 

こんな感じだったと思います。チャットを開いて本文に行くまでに1スクロール発生していました。正確な部門名を調べて書くのでも結構時間がかかります。この文章を見た管理部門の方や管理職の方はどう思っているのでしょうか。。 業務上非生産的な作業は圧縮した方が、より多くの時間を生産的な活動に充てられるので、本当にお勧めです。

 

さらに最大の無駄は出勤時間や移動時間だと思っています。これこそ、大きな非生産的な時間の塊になります。今はコロナ禍なので、多くの企業でリモートワークを実施しています。それにより、この非生産的な時間の塊である移動時間はかなり削減できていると覆います。それでも、どうしても出社しないといけない仕事があって出社する人たちがいます。やむを得ない場合は仕方がないのですが、単純にハンコを押すためだけに出社していた人もいると思います。

 

ハンコ捺印のための出社はコロナ禍であればリスキーな行為でありますが、コロナ過であっても往復の通勤時間を無駄にすることになりますよね。実は私の会社である吉政創成は現在アシスタント13名を抱えるマーケテイングオフィスなのですが、起業時から100%テレワークで運営し、この4月に12年目を迎えます。全員の出勤時間がないとやはり、社員の負担も軽くなり、仕事に充てる時間も増えるので会社が生産的なるのです。出社しないといけない仕事を無くすことがこれからの時代重要なのではないかとも思っています。

 

さて、出社捺印の話ですが、このコラムを掲載いただいている鈴与シンワートが「第9 HR EXPO」にてMicrosoft Teams上で申請・承認ができる印鑑BotBiz-Oin」を参考出展いたします。興味がある方は以下をご覧の上、鈴与シンワートブースまでお立ち寄り頂ければ幸いです。

 

■印鑑BotBiz-Oin」はこんな方におすすめです

・社内申請の押印のためだけに出社したくない(させたくない)

・脱ハンコはしたいがワークフロー導入まではと悩んでいる

・申請書類をペーパーレス化したい

 

会   期 :202147日(水)~9日(金)10:0018:00 ※最終日のみ17:00で終了

会   場 :東京ビッグサイト 西展示棟 1

展示ブース :6-36

 

■参考出展(予定)

・印鑑BotBiz-Oin」 

 

Microsoft Teams上で申請・承認ができる印鑑BotBiz-Oin」を参考出展いたします。

是非ブースにお越しいただき、ご体感ください。

 

HR EXPOの詳細とお申し込みは以下をご覧ください。

https://www.office-expo.jp/ja-jp/lp/inv/hr.html

著者プロフィール(吉政 忠志氏)

吉政創成株式会社の代表取締役。IT業界のトップベンダーで20年近いマーケティング歴があり、講演回数は年間30回以上、連載コラムは常時10本以上を持つ。Pythonエンジニア育成推進協会、PHP技術者認定機構 代表理事、Rails技術者認定試験運営委員会の代表も兼任

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