コロナで丸裸。いらない押印のためだけの出社はシステム移行へ

SCROLL

吉政忠志の業務改善の勘所

著:吉政 忠志氏

第01回 20年10月更新

コロナで丸裸。いらない押印のためだけの出社はシステム移行へ

みなさん、こんにちは。鈴与シンワートでマーケティングアドバイザーをしている吉政創成の吉政(よしまさ)と申します。

 

新型コロナウイルスは歴史に残るような世界的に大きな影響を受けています。人間が物理的に接することを規制され、仕事の仕方が省接触もしくは非接触をしなればならなくなりました。多くの企業では部分的もしくは全面的にテレワークを導入するようになりました。

 

省接触もしくは非接触という規制により、多くの社員の労働時間と活動範囲は抑制され、その少ない労働機会を使って最大限の成果を上げなければならなかったはずです。結果的に無駄な仕事や微妙な仕事は停止され、最低限の労働で切り抜けようとしたはずです。

 

ここで多くの人が気付いたはずです。

 

「この仕事、やらなくても回ってますよね」

 

CMでも流れてますが、仕事のための仕事は無くてもいいのです。

もう一つ気が付いたことがあるはずです。

 

それは社員ごとの労働力格差です。

 

出社していないと、成果は成果物でしか見えなくなってくるので、出社すること自体が成果の様な感じになっている人が浮き彫りになったはずです。

 

無くても良い仕事や働いていない人がそのまま残る会社というのは会社全体が怠惰な感じになります。そして、それが長く続くと怠惰が文化になり、やがて正義になったりします。

 

同じように感じている人は多いはずです。

 

そこで提案があります。

コロナ前とコロナ中と現在で実施している業務内容のレビューをされるのはいかがでしょうか?

 

単純に実施している業務を洗い出すだけでいいと思います。そして、できれば、その業務が必要か不要かの投票を行ってみても面白いと思います。

 

20代からV字回復のコンサルタントをしている身としては、この無駄な仕事を作っている人は結構巧妙で、うまく隠している人も多いです。そういう仕事を洗い出す仕組みが必要だと思います。

 

さて、その無駄な仕組みの一つが押印のためだけの出社処理だと思います。そもそも出社してまで捺印しないと言いけない押印作業は公印(法務局登録の実印)捺印くらいで、それ以外はすべて認印です。認印ならば電子化してよいと思います。社外においても角印捺印も当然、電子捺印でOKのはずです。

 

うちはお見積書や請求書に捺印する角印は法的な効力がないので、印刷して捺印することは不要としています。社外の方にもわざわざ紙に印刷して捺印するようなことは不要ですと言っています。ちなみに法的効力のない捺印とは法務局に登録されていない印鑑での捺印を意味しています。そのような捺印は捺印者が捺印をしたという意味合いが伝えられればOKなので、紙に印刷して捺印をする必要がないと判断しています。つまり公印以外の捺印はすべて電子押印で十分ということです。具体的には公印でなくても、もらっておいた方が安全、、いや安心だからという理由で、角印捺印が存在しています。また、上司が承認したという意味での認印もそうです。この法的根拠のない捺印はすべて電子押印でよいはずです。その捺印のための印刷、出社などは非生産的で意味のない人件費やコストの無駄使いだと思っています。

 

そんな時に鈴与シンワートから出てきたのが電子承認botBiz-Oin」です。このサービスは報道発表後80メディア以上に掲載された注目が高いサービスです。

 

押印作業で出社することがなくなるサービスです。興味がある方は是非以下のページをご覧ください。

 

https://suzu1.shinwart.com/biz-oin/

 

それでは今日はこの辺で。

著者プロフィール(吉政 忠志氏)

吉政創成株式会社の代表取締役。IT業界のトップベンダーで20年近いマーケティング歴があり、講演回数は年間30回以上、連載コラムは常時10本以上を持つ。Pythonエンジニア育成推進協会、PHP技術者認定機構 代表理事、Rails技術者認定試験運営委員会の代表も兼任

コラムTOPへ戻る