第05回　2021.03.24 / 最終更新：2021.03.24

ビジネスは、メールではなくチャットで。チャットツールだけで業務効率化を実現できる方法

皆さん、こんにちは。

南波真之と申します。

 

皆さんは、日々の仕事のやり取りをまだメールでやっていませんか？

そしてそれが当たり前だと思っていませんか？

 

2020年から、一気にテレワークが浸透してきた影響で、社内のコミュニケーションに関しても問題意識を持っている人が増えてきています。

 

テレワーク中のツールでは、未だに「メール」が圧倒的に多い

 

サイボウズ社が、週１回以上在宅勤務をしている会社員・公務員・経営者および役員 3087名に対してアンケート調査を行った結果を見ると、

「職場の人」とのコミュニケーションに関して、「E-mail」８割、「電話」７割、「Web会議」６割ということです。

それでは「チャット」はというと、なんと4割程度でした。

更に、年代別にみると、20〜30代は「チャット」を使用してのコミュニケーションが40〜60代より多いという事もわかりました。

https://teamwork.cybozu.co.jp/blog/telework-communication.html

 

テレワークで直接話せないために、よりコミュニケーションが円滑になる方向に行っているのかと思いきや、E-mailや電話といった従来型のコミュニケーション手段が圧倒的に多いというのは驚きです。

 

チャットツールを使うことがニューノーマル時代の働き方

 

私は、社内コミュニケーションは「チャット」に集約したほうがスムーズで無駄がなく、ちょっとした雑談なども取り入れられるため今後のコミュニケーションとして有益だと考えています。

もちろん、必要に応じてE-mailや電話を取り入れることも重要ですが、普段のコミュニケーションはチャットを使うという選択肢を持っておくだけで仕事の仕方が180度変わります。

 

しかし、

「実際にチャットツールというのは、どういったことができるのか？」

「結局メールでいいのではないか？」

 

という疑問も出てきます。

 

そこで、ビジネスチャットツール「TAGS」を取り上げて紹介をしていきます。

 

チャットツールは他のシステムと連携させることで真価を発揮する

 

チャットツールの最大のメリットが、他のツールと連携できるということです。

TAGSでは、

例えばクラウドストレージのDropboxと連携することで、TAGSで検索したい言葉をチャット上で送信すると、連携したDropboxから対象のファイルを見つけてくれるという機能があります。資料を探すというのは実は仕事時間のうちの多くの割合を占めていることがありますので、これはとても便利です。

 

また、Microsoft 365との連携をすることで、Outlookのスケジュールの空きから、会議の候補日を自動で提案、予約もできてしまいます。

 

さらに、勤怠管理もシステム連携でできます。

TAGSにメッセージを送信すると、出退勤の打刻ができるようになるのです。

 

このように、チャットツールを使うだけでコミュニケーション以外にも仕事の効率化ができるのは、メールや電話だけでは実現できない働き方ですね。

 

セキュリティも万全

 

チャットツールというと、セキュリティも心配になります。

チャットツールで話している内容は機密情報のことも多いですし、セキュリティの問題がクリアしないとなかなか社内導入ができないという会社もあります。

 

こちらに関しては、TAGSでは3段階暗号化を実施しているため、安全性はかなり高いと言えます。

3段階暗号化というのは、DB暗号化、通信の暗号化、クライアント端末の暗号化のことで、複数の暗号化をするためにたとえデータが盗み見られてしまうことがあっても暗号化されているために安全ということです。

 

ここで、メールのセキュリティを考えていただきたいのですが、メールは安全なのでしょうか。

 

メールは暗号化されていない状態でやり取りされることもありますし、メールに添付したファイルのパスワードも、あとからメールで送るということでは、セキュリティ上あまり意味がありません。

 

こういった点からも、チャットツールのほうが実は安全性は高いのです。

 

チャットツール最安クラス

 

TAGSは、チャットツールの中でもお得に利用できるような料金設定になっています。1ユーザーあたり月額180円で、初期費用無料のため例えば導入にあたっては部門やチームで使ってみた上で判断するということもやりやすくなっています。

 

 

ビジネスチャットツールは、小さく初めて大きな成果を

 

社内コミュニケーションでの課題を解消したいとお考えの企業様、まずは数名のメンバーから導入し、検討をしていくとより納得して導入が進むと思います。

まずはお話を聞いてみたい、詳しく知りたい、という場合は、鈴与シンワートで、ビジネスチャットツールTAGSを取り扱っています。

以下のページをご覧の上、お問い合わせしてみてはいかがでしょうか？

https://suzu1.shinwart.com/tags/