Microsoft365の活用で効果的で効率的なテレワーク環境を作ろう!

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事例と現場から学ぶ気付き

著:菱沼 佑香氏

第03回 20年11月更新

Microsoft365の活用で効果的で効率的なテレワーク環境を作ろう!

こんにちは、菱沼です。

さて、皆様もご承知の通り、コロナ禍によって多くの企業がテレワークに踏み切りました。もともと、目的をもってテレワーク化の準備や実施をしていた企業であれば大きな混乱もなく運用できたのではないかと思います。ですが、おそらくほとんどの企業が急遽テレワークを実施したであろうと想定すると、いろいろな課題が浮き彫りになっているでしょうし、そうなってしまうのも致し方のないことだと思います。

そうした状況の中、各企業では各社の事情に応じて、完全出社に切り替えた企業もあれば、一部だけの人員が出社するか、特定の日だけ出社という形にした企業という形に切り変えていると思います。

 

ただ、もし、テレワークが上手くいかなかったことで在宅勤務をあきらめざるを得なかったのであれば、これから先また同様のことが起きた時のためにも、記憶が新しい今のうちに改善に乗り出しておいた方が安心です。実際、各企業では今後の対策を考えられているところだと思います。

 

今回のコラムでは、2020916日にディスカバリーズ株式会社との共催で行われたウェビナーで話されたMicrosoft365を活用したコミュニケーション基盤の構築と活用事例をご紹介します。みなさまの課題解決の一つの案としてお役に立てれば幸いです。

 

■まずはテレワークと現実と課題を再確認

さて、KDDIの調査データ(20206月)では完全テレワークを実現しているのは全体の52.2%で、半数の人が何らかの事情で出社を余儀なくされていると言います。余儀なくされた理由については、事業形態によるものや、テレワークに必要な機能や環境の不足など、何かしらの問題が起きたのだと思います。

 

ではテレワーク中に起きた問題で多い物は何かと言えば、コミュニケーションやマネジメント面での課題のようです。周囲に確認しても実際にそうした声は上がりますし、Webで検索してみてもそれを証明するデータや関連のニュース記事が公開されています。ただ、コミュニケーションやマネジメント面が注目されていますが、実際には業務を遂行するにあたっての不便を感じる声が上がっているのも確かです。

同じ調査データの中に、テレワークのデメリットというものがあります。それがこちらのグラフです。

 

引用:完全テレワークの実施は約5割、同僚とのコミュニケーションも課題に。|KDDI

 

目立つのはどうしてもコミュニケーションの問題にはなりますが、ネットワークの問題、書類処理の問題、社内システムへのアクセスができないといった、そもそもシステム環境が整備されていない状況ではやむなしと言える問題が上がっています。

 

こうした業務上の不都合の話題で分かりやすいものとしては、押印や書類を確認するために出社しているというニュースです。

現在、政府は行政関係で押印の廃止や、改正電子帳簿保存法などを進めており、ある分野においては簡易化されることは間違いないと思います。

特に改正電子帳簿保存法は、帳票の保管場所問題も解決できるため、企業でも実行する可能性は高いと思います。その流れにのって、他の文書のデータ化が進めば、押印もより不要なものとなっていくことでしょう。

ですが、すべての企業でそのスタイルがスタンダードになるとは限りません。というのも、それをするためには必要なソリューションを導入し、さらに計画と実行をするための人員の確保、そのための金銭が必要になるからです。

 

■鈴与シンワートが提案する解決策のひとつ Microsoft365

このウェビナーでは、テレワーク中の課題として主に挙げられるコミュニケーションの課題解決の手段のひとつとして、昨今注目を集めているMicrosoft365をあげ、鈴与シンワートが実際に導入したお客様の事例をもとに、Microsoft365 の活性化について解説しました。

 

Microsoft365は、もともとOffice365と呼ばれていたものです。

従来のOffice365は、主に個人向けのサービスとして提供されており、WordExcelPowerPointOutlookAccessPublisherを常に最新の状態で使え、さらに1TB分のOneDriveを定額で利用できました。

20204月にMicrosoft365と名前を変え、AI・クラウド機能を強化した新機能が付加されました。利用するプランにもよりますが、TEAMSOneNotePowerAppsなどを使えるようになりました。また、企業向けの機能として生産性の向上や[i]、セキュリティの向上に必要なものも追加されており、全体的に機能が向上しています。

 

さて、そんなMicrosoft365の機能のひとつに社内ポータルやワークフローを作ることができるSharePointが存在します。

これを利用すると、関係者間でのデータ共有や情報共有を効率よく行うことができるようになります。

鈴与シンワート社がSharePointでポータルを立ち上げる場合に取る手段とその事例が紹介されました。

 

■鈴与シンワート社がSharePointでポータルを立ち上げる場合の支援

まずはSharePointポータルの立ち上げに際して鈴与シンワートが行っている3つの支援方法です。

 

  • InSiteやIntelliReportによる開発

ディスカバリーズ社のInSiteIntelliReportを活用した開発がまず挙げられました。それぞれのサービスの概要は次の通りです。

 

InSiteTeamsからアクセスできるポータルや、効果的な文書管理機能、ボットによるヘルプデスクの作成が可能(詳細はこちら

 

IntelliRportTeams上でのやり取りや各officeアプリの利用状況などの情報を分析し、生産性の改善を含めたレポートを生成(詳細はこちら

 

この2つのサービスを利用すると、リテラシーがさほど高くなくとも簡単にポータルを構築できるようですが、リソース不足や経験値が不足しているなどの理由で、構築に懸念がある場合は鈴与シンワート社が代りに構築してくれるそうです。(料金:10万円~)

 

  • InSite / InteliReport+アドオン開発支援

InSiteIntelliReportSharePointの機能を利用しても、機能要望を達成できない場合はあると思います。基本的に鈴与シンワート社はシステムの作りこみを推奨していないそうですが、どうしてもカバーしきれないケースではC#PowerAutomatePowerApps等を利用したアドオン開発支援を行っているそうです。(料金:見積)

 

  • 運用保守サービス対応

SharePointやInSiteIntelliReportを活用していて問題が発生した場合や問合せをしたい場合はもちろん、構築後にPowerAutmatePowerAppsを使った機能追加を希望する場合にも対応が可能だそうです。(料金:6/月・10時間~で、顧客要望による)

 

SharePointInSite+アドオン開発でのポータル構築事例

セミナーでは700名の社員を抱える卸売企業での導入事例が紹介されました。

この企業では拠点が5つあり、社員数が増加するにつれ、情報をいきわたらせることが難しくなり、問題が発生するようになったと言います。そこで、情報共有を推進すべく、社内ポータルを構築することで効率的に社員が情報を得られるようにしたいと考えられたそうです。

 

<課題>

・社員への通達や、必要な情報の共有を行えるポータルを構築すること。

・情報システム部門のリソース不足による運営に不安があった。

 

<効果>

InSiteの活用とアドオン開発を組み合わせ、効率的な開発を実施。希望する機能を低コスト、かつ、短納期で実現。

・構築、運用保守サポートの提供によって情報システム部門のリソース不足を解消。

・社内情報共有が推進され、社員の生産性を高めることができた。

・サポートの提供に加え、必要に応じてお客様が主体で作業を行うことで、お客様自身にノウハウが蓄積。その結果、問題発生時の自己解決が可能になり、さらに顧客自身で機能の追加が可能になった。

 

Microsoft365でコミュニケーション課題も業務課題も解決しよう

Microsoft365のSharePointInSiteIntelliReportを活用することでコミュニケーション上の課題を解決することができます。ですが、冒頭にも書いた通り、テレワークにおいて発生する問題はコミュニケーションだけではなく、機能的な問題で完全在宅ワークをあきらめられた企業は多いと思います。

Microsoft365はどの企業でも使うOfficeを最新で使えるものですので、導入されている、もしくは導入を検討されている企業は多いことと思います。せっかく導入したMicrosoft365を活用しない手はありません。

 

例えば最初の方で紹介したグラフにある稟議・決済はSharePointのワークフローを利用することもできますし、書類のデータ化ができればファイル共有で容易に関係者に共有することもできます。また、PowerAppsの機能を使えば業務上必要なアプリをノンコーディングで構築することも可能です。

 

セキュリティ上の不安に関して言えば、Microsoft365からは紛失・盗難時の対策を含めたセキュリティ対策が向上していますので、安心してテレワークの遂行ができるのではないでしょうか。

 

InSiteやIntelliReportのような、Microsoft365と連携できるサービスをうまく使えば、自社にとって必要なアプリや機能、ポータルを効率よく構築して、快適なテレワーク環境をつくることが可能なはずです。Microsoft365の活用についてご要望がある方はぜひ、鈴与シンワート社にお問い合わせください。

 上記関連サイトはこちらです。
https://suzu1.shinwart.com/office365/

著者プロフィール(菱沼 佑香氏)

IT企業(ソフトウェア開発、セキュリティ、ホスティング)で営業事務、営業、マーケティングを経験。現在はマーケティング会社で取材、撮影、ライターとして主に活動。月刊連載数本。

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