第09回 運転日報とは？
安全運転管理者の業務の一つに、運転日報を備え付け、運転者に記録させるという業務があります。
皆さんの会社ではきちんと行われているでしょうか？この運転日報とはどういうものなのでしょうか？記録される事項や保存期間など、運転日報について見ておきましょう。
運転日報って何？
道路交通法施行規則第9条の8に乗車定員11人以上の自動車は1台以上、それ以外の自動車は5台以上を使用している事業所は、安全運転管理者の選任が必要とされています。
その安全運転管理者は、運転の状況を把握するために必要な事項を記録する運転日誌を備え付け、運転を終えた運転者に記録させなければなりません。
運転日報には、運転者の氏名、使用した自動車の登録番号、乗務の開始と終了地点・日時、主な通過地点、乗務した走行距離、運転を交代した地点・日時、休憩や睡眠をとった地点・日時、貨物の積載状況、運行トラブルの概要と原因などを書くことが求められています。
道路交通法で決められた運転日報ですが、これを記録することで管理者側には、車両や人員管理の効率化が可能になることや、効率的な車両配置によるコスト削減などのメリットがあります。また、運転者にとっては、報告業務の負担軽減や、適正な労働環境の確保というメリットがあります。
運転日報はなんのために必要なの？
社用車を保有する事業所には、安全運転管理者という肩書きを持つ人が必ずいます。安全運転管理者が行う義務の1つに、運転日報を備え付け、運転者に記録させるという業務があります。運転日報の作成は、道路交通法施行規則で定められている法律に則った義務です。
では、運転日報は何のために必要なのでしょうか。運転日報に記載されるのは、運転者の氏名、乗務開始日時および終了日時、走行距離など、運転手の状況を把握するために必要な内容です。
運転日報の作成により、安全運転管理者が運転者の記録データを確認することができ、長時間運転など、労働条件の問題点を把握し、改善することが可能になります。
また、運転日報で得たデータを活用し、社用車の燃費の向上や、移動手段として適正に使用されているかの確認、車両の異常の有無などのリスクマネジメントにも役立たせることができます。
運転日報に書かなければならない必要事項とは？
運転日報には複数の記入事項がありますが、その中でも必ず書かなければならない事項があります。
必要事項としては、運転者の氏名、使用した車の自動車登録番号もしくは識別ができる情報、乗務開始と終了の地点と日時、主な通過地点や走行距離といった、通常の運転記録が対象です。
その他にも、運転を交代した人がいるのなら、その地点や日時、休息や睡眠をとった場合は、その地点や日時もしっかりと記録する必要があります。
また、車両総重量が8トン以上、または最大積載量が5トン以上の普通自動車である事業用自動車に乗務した場合、積載状況や集貨地点をしっかりと記録し、道路交通法で規定される事故、または著しい遅延や、発生した異常などの概要や原因なども記録する必要があります。
さらに、経路ならびに主な通過点における発車および到着の指示があった場合はその内容についても記録しなければなりません。
運転日報はどのくらいの期間保管しなきゃいけないの？
社用車などを運転した際に作成する運転日報は、一定期間保管する必要があります。法律で定められてはいませんが、トラックなどに対する貨物自動車運送事業輸送安全規則、社用車などに対する道路交通法施行規則などの規則に則り、警察からのガイドラインでは運転日報の保管期間は最低1年間と指導されています。
これは安全運転管理者が、業務日誌の一部として公安委員会に提出しなければならない可能性があるためです。
では、公安委員会への提出期限が過ぎたら処分しても問題ないのかというと、そうではありません。運転日報は運転手の労働環境の記録でもあることから、労働基準法に則った取り扱いも必要となります。
労働基準法では、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」と定められています。つまり、運転日報は最低でも3年間は保管する必要があります。
運転日報について
運転日報は道路交通法により、安全運転管理者が備え付け運転者に記録させることが求められています。その目的は、運転者の状況を把握することにあり、これにより長時間労働などの労働条件の問題点を改善することにあります。
運転日報には、運転者の氏名、乗務開始地点や日時、通過点や走行距離、休憩地点や日時、積載状況、交通事故や異常案件の概要などになります。
警察からのガイドラインでは、運転日報は1年間保管するよう指導があります。ただ、労働基準法では労働に関する書類を3年間保管する必要があるため、運転日報も最低3年間は保管しておく必要があります。
鈴与シンワートの提供する運転前アルコールチェック＆検温クラウドサービス「あさレポ」には2022年10月から運転日報オプションが追加されました。普段やり慣れていないことを始めるのは大変ですが、このサービスにより運転日報が自動作成されますので、運転者の方は自分たちを守るためにも重要であることを認識し運転日報を日々記録するようにしましょう。
